הקלטה ותמלול ישיבות – דירקטוריון, ועדות, מועצות וכנסים

לישיבת דירקטוריון או הנהלה יש שני סוגי תוצר, ולעיתים צריך את שניהם:

• פרוטוקול מלא (מילה במילה). כל אמירה משויכת לדובר, עם חותמות זמן. מתאים כשיש משמעות משפטית למה שנאמר – אסיפות כלליות, החלטות שנויות במחלוקת, ישיבות שימוע.
• תמצית החלטות. סיכום מסודר לפי סעיפי סדר היום: מי הציג, עיקרי הדיון, ההחלטה ומי הצביע. נוח לקריאה ולתיוק.

ישיבות דירקטוריון כוללות מידע עסקי רגיש; אנחנו מתחייבים לסודיות, חותמים על הסכם סודיות של החברה לפי בקשה, ומצמידים מתמלל/ת קבוע/ה שמכיר/ה את שמות הדירקטורים ואת המונחים החוזרים – כך איכות הפרוטוקול עולה מישיבה לישיבה.

ועדות של רשות מקומית הן הישיבות הקשות ביותר לתמלול: עשרות משתתפים, דוברים שמתפרצים זה לדברי זה, קהל, ומונחים תכנוניים ומשפטיים. זה בדיוק מה שאנחנו עושים מדי חודש לעיריית ירושלים – כ-35 ועדות ולמעלה מ-80 שעות הקלטה – ובמילותיו של מזכיר מועצת העיר, עידו רוזנברג: "חברת גולד וורק פועלת מולנו בצורה מקצועית ומיומנת, הן ביחס לאיכות המוצר והן ביחס ללוחות הזמנים". הוועדה המקומית לתכנון ובנייה לכיש מינתה אותנו לתמלול והקלטה של ועדת משנה. לרשויות ולעמותות אנחנו מציעים מסגרת חודשית קבועה: לוח ישיבות מראש, מתמללים קבועים ומועדי אספקה מוסכמים.

• כנסים ואירועים עסקיים. הרצאות ופאנלים מתומללים לטקסט שמשמש לסיכומים, למאמרים ולכתוביות. כשהכנס בשפה זרה, אפשר לקבל גם תרגום של התמליל.
• אסיפות כלליות. של חברות, אגודות ועמותות – פרוטוקול מלא עם זיהוי דוברים והצבעות.
• ישיבות שימוע. שימועי פיטורים ושימועים משמעתיים, שבהם לפרוטוקול מדויק יש משמעות משפטית. במידת הצורך מצורף תצהיר מתמלל, כמו בתמלול לבית משפט.

שתי דרכים לעבוד איתנו:

• אתם מקליטים ושולחים. מתאים לישיבות שגרתיות עם ציוד הקלטה קיים. טיפ: מיקרופון שולחני באמצע החדר, לא טלפון בכיס, ולהקפיד שכל דובר יציג את עצמו בתחילת דבריו.
• אנחנו מקליטים. מקליט/ה מקצועי/ת מגיע/ה עם ציוד וגיבוי, רושם/ת את סדר הדוברים בזמן אמת ומעביר/ה את הקובץ ישירות לתמלול. מתאים לישיבות גדולות, לאסיפות ולבוררויות. פירוט בשירותי הקלטה.

לישיבות שבהן צריך פרוטוקול כתוב בסיום הישיבה עצמה, יש גם אפשרות של קלדנות בזמן אמת.

בעבודה חודשית שוטפת נקבעים מראש מועדי אספקה לכל סוג ישיבה, כך שהפרוטוקול מגיע לפני הישיבה הבאה. לישיבה בודדת זמן האספקה תלוי באורך ההקלטה ובמספר הדוברים – בדרך כלל ימים ספורים, ובתיאום מראש גם מהיר יותר. את הפרוטוקול אפשר לקבל בתבנית שלכם (לוגו, מבנה סעיפים, רשימת נוכחים) כדי שייכנס ישירות למערכת הפרוטוקולים.

המחיר נקבע לפי משך ההקלטה (דקות או שעות), ומושפע ממספר הדוברים, מאיכות השמע ומסוג התוצר – פרוטוקול מלא יקר מתמצית. הקלטה באתר הלקוח מתומחרת בנפרד לפי שעות נוכחות המקליט. לרשויות, לחברות ולעמותות עם ישיבות קבועות יש תעריף חודשי מוסכם. הסבר מלא במחירון התמלול; שלחו הקלטה של ישיבה אחת ונחזור עם מחיר לשעה.